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Comme pour tous les services, s’équiper et travailler dans de bonnes conditions nécessite un budget.
Toutefois les dépenses informatiques, outre leurs charges incompressibles, présentent presque systématiquement des pistes d’optimisation de coûts insoupçonnées.
Quelles sont-elles ? Comment les identifier dans votre structure ? Comment alléger vos dépenses IT durant l’année sans sacrifier l’efficacité des équipes ? Des questions que nous aborderons dans cet article pour aider les petites et moyennes entreprises à maîtriser leurs dépenses.
Avant toute chose, comme pour tout projet d’optimisation, il est conseillé de découper ce processus en étapes. Partager ces étapes vous donnera un cap clair, à vous et à vos équipes, tout en fluidifiant leur exécution.
Nous avons privilégié une approche pratique pour vous permettre de percevoir vos dépenses actuelles dans leur globalité.
Il vous faut comptabiliser tous les coûts liés au fonctionnement et au maintien de votre service informatique.
Théoriquement, vous possédez déjà des outils de suivi pour identifier et tracer ces coûts, par exemple ceux que vous utilisez pour vos exercices comptables. De même, nous partirons du principe que vos factures d'équipements logiciels, de services d’hébergement et d'autres frais analogues sont accessibles depuis un dossier bien rangé.
Si jusqu'ici tout roule de votre côté, téléchargez ces données et vous pouvez passer à l'étape 2.
Si, en revanche, vous utilisez encore un fichier “maison” de type tableur, il est peut-être temps d’opter pour une solution de centralisation et de visualisation de vos dépenses.
Le point faible des fichiers de suivi manuel réside dans leur absence de synchronisation en temps réel avec les opérations du quotidien. Une porte ouverte aux oublis et aux erreurs de saisie qui n'en vaut pas le coup (et encore moins "le coût", me direz-vous).
Cette étape est certainement la plus longue, mais assurément la plus cruciale du processus.
Votre mission (puisque vous l'avez acceptée) est de faire transparaître le décalage entre l'utilisation tangible et l'investissement engagé.
Identifiez l’usage pratiqué, les ressources mobilisées et les gains engendrés (en temps, en productivité avec la perspective de bénéfices internes ou externes qu’ils permettent) pour chaque élément de votre liste. Sollicitez le concours de vos collègues si vous n’êtes pas au clair quant à la pertinence de certains logiciels. Interrogez les collaborateurs pour faire ressortir l’usage réel et le confronter à l’usage présumé.
Parmi les décalages que vous pourrez constater, ces 3 situations-ci seront exploitables pour l'étape suivante :
La phase d’analyse doit se conclure par la compilation de vos habitudes d’utilisation de vos outils.
Vous êtes désormais en possession de toutes les informations pour mettre un terme aux dépenses excessives.
Avant toute interruption d'abonnement, dressez la liste précise des logiciels que vous conservez et pour quelles fonctionnalités vous les employez. Listez aussi les logiciels qui requièrent une décision de votre part (comme le cas de redondance évoqué précédemment) ainsi que ceux dont vous prévoyez de vous séparer.
Une fois le détail des fonctionnalités utiles renseigné par outil, 2 actions de SaaS Management s'offrent à vous :
1) La rétrogradation de plan :
- si vous n'utilisez qu'une part des fonctionnalités d'un outil,
- si votre nombre d'utilisateurs actifs s'avère inférieur à celui prévu pour votre plan actuel.
2) La suspension des souscriptions inutiles :
- pour les outils dont vous ne vous servez pas réellement,
- après l'arbitrage, dans le cas de logiciels redondants.
Pour voir plus loin, réalisez un benchmark des outils de centralisation et de visualisation des coûts logiciels – ou consultez notre comparatif des outils GIA – et équipez-vous de l'un d'entre-eux.
Grâce à lui, vous éviterez d'avoir à reproduire ce processus en adoptant une posture de veille permanente sur votre flotte logicielle et sur les coûts qu'elle engendre. Si vous souhaitez un outil qui vous permet en plus de gérer vos utilisateurs, vous devriez jeter un œil à un superbe outil nommé MIA.
