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Avec la pluralité des offres sur le marché, les entreprises de tous horizons sont aujourd’hui largement équipées en SaaS. On compte en moyenne 15 SaaS utilisés pour une petite entreprise (PME). Ce nombre peut atteindre jusqu’à 45 pour les moyennes et grandes entreprises*.
Face à ces chiffres, il est devenu crucial de réfléchir et de mettre en place une gestion de sa flotte logicielle. Cette gestion c'est le SaaS management. Il rassemble des pratiques quotidiennes et des outils pour optimiser tout ce qui a trait aux logiciels utilisés par une entreprise.
Surveiller les dépenses liées aux SaaS ou garantir que l’annuaire des utilisateurs est à jour font partie des divers enjeux du SaaS management. A la croisée de la gestion, la cybersécurité et de la conformité liée à l’usage des données business, c’est désormais un incontournable pour une vaste majorité d'organisations.
Pas de SaaS Management sans SaaS, mais d’abord qu’est-ce que c’est un SaaS (et pourquoi voit-on ce terme partout de nos jours) ? Le SaaS, c’est un acronyme dérivé d’une expression anglo-saxonne (comme souvent de nos jours en tech, me direz-vous. Tiens d’ailleurs « tech » est lui aussi un emprunt à l'anglais… ).
L’expression complète est donc Software as a Service, soit logiciel en tant que service, si l’on traduit littéralement. Et c’est bien de ça qu’il s’agit : un logiciel. Mais pourquoi cette notion de « service » ?
Avant la démocratisation de l’offre de services sur Internet, les logiciels ne fonctionnaient pas comme aujourd’hui.
Pour utiliser un logiciel, il fallait tout d’abord acheter sa licence ce qui nous permettait d’accéder à un fichier de téléchargement. Ce fichier, c’était notre copie payée et légale, du logiciel en question. C’était en quelque sorte notre titre de propriété (ou plutôt d’usage) individuel et personnel.
Une fois terminé son téléchargement sur son ordinateur, on l’utilisait en local. Cela signifiait qu’on y avait accès parce qu’une version avait bien été installée sur ce poste de travail précis (comprenez ordinateur). Si l’on partait en voyage et qu’on utilisait un ordinateur différent, il était impératif de réinstaller le logiciel sur la nouvelle machine pour pouvoir s’en servir.
À l’époque, l’on s’organisait très bien autour de cette configuration mais aujourd’hui cela nous paraît plutôt contraignant et assez arriéré.
Cette impression provient du fait que, de nos jours, un système d’hébergement en ligne s’est largement démocratisé : le cloud. Le potentiel d’internet a permis de faire en sorte qu’au lieu d’installer le logiciel sur une machine, on le stocke en ligne. Grâce à ce système, il suffit d’avoir accès à internet pour avoir accès aux outils hébergés en ligne de son choix.
Contrairement à l’achat d’une licence, le SaaS est le plus souvent facturé sous forme d’abonnement. En général, une entreprise pourra choisir entre 1 et 3 offres pour s’équiper d’un SaaS.
Ces formules se distinguent par le nombre de fonctionnalités et d’utilisateurs inclus. La pluralité de l’offre tarifaire est modelée pour s’adresser à une gamme et à des tailles d’entreprises aussi variées que possible. Tout ceci pour s’adresser à un maximum d’usages et donc de prospects potentiels.
Aujourd’hui, une entreprise peut s’équiper d’un SaaS pour à peu près tout. Outils de planification, de messagerie collaborative, de comptabilité, d’ERP, spécialisés par industrie pour la logistique, la restauration ou même les cabinets dentaires… Tout professionnel a la possibilité de trouver chaussure à son pied en cherchant un peu.
Contrairement à son ancêtre à licence, l’utilisation d’un SaaS se fait et de défait simplement. L’abonnement est modifiable depuis les paramètres de paiement de l’utilisateur principal ou administrateur de plan. Quelques clics et zou.
Tout ça, c’est super au début. Et puis, les entreprises s’équipent de plus en plus de SaaS pour des besoins diversifiés. En parallèle, il faut s’assurer que tous les collaborateurs sont bien créés et ont bien accès aux outils dont ils ont besoin. Pour peu que l’entreprise soit dynamique et grandisse, le chaos du suivi de la gestion interne ne met pas longtemps à devenir réalité.
Puisque SaaS il y a, les gérer tu devras. Mais comment ? Face à la multitude d’outils, de données et de comptes de collaborateur à gérer quotidiennement, rien de tel qu’un outil pour automatiser les actions répétitives.
Ce principe d’automatisation est au cœur du SaaS management. On pourrait tout aussi bien vous parler de gestion sécurisée de votre stack logicielle. L’idée est de centraliser vos outils pour éviter de reproduire des actions de gestion x fois par jour.
Sans centralisation vous êtes obligé d’aller gérer vos utilisateurs dans les paramètres de chaque SaaS que vous utilisez. Autant dire une demie journée de perdue pour vous assurer que vous avez bien retiré l’ancien stagiaire de tous les logiciels pour ne pas qu’il s’échappe avec votre propale business en arrivant chez la concurrence.
On plaisante, mais dans les cas où le collaborateur a accès à des actifs véritablement sensibles, les fuites de données deviennent un sujet très sérieux. Gérer correctement ses SaaS permet non seulement de tenir à jour la liste des membres-utilisateurs mais aussi de garantir un niveau de vigilance suffisant pour prévenir les failles de sécurité.
En bref, le SaaS Management est donc une pratique qui permet à une entreprise de s’assurer qu’elle est rapidement capable :
1. de connaître le nombre de SaaS dont elle dispose,
2. d’identifier les SaaS et leur utilité au sein de la structure,
3. de surveiller les dépenses en lien,
4. de contrôler l’accès des utilisateurs aux ressources internes.
Cette liste résume grossièrement des pratiques qui présentent une véritable complexité à garantir au quotidien.
Si vous pensez que cette liste ne comporte que des informations évidentes, faites le test dès maintenant : écrivez sur un papier la liste complète des logiciels que vous utilisez dans votre entreprise, de mémoire, sans en omettre un seul.
Vous vous rendrez rapidement compte de deux choses : 1) vous utilisez plus de SaaS que vous ne pensiez, et 2) il y a de grandes chances que faire la liste de mémoire ait été plus compliqué que prévu.
Si vous voulez, demandez à un ou une collègue de vérifier que votre liste est exhaustive (ou amusez-vous à lui faire reproduire l’exercice de mémoire :).
Si dresser une liste complète relève déjà du défi, difficile de mettre en place des bonnes pratiques de gestion élaborées. C’est un préalable nécessaire pour optimiser ses frais de dépenses logicielles. Sans cette visibilité, c’est impossible de réellement déterminer quels outils sont utiles et quels outils sont superflus. Éliminer les outils non utilisés permet de restreindre le nombre de failles de données potentielles.
Sans outil de suivi ou de système centralisé pour la visibilité, c’est impossible de ne pas payer pour des logiciels que l’on utilise pas. De même, lorsque l’on sait que certains modes de facturation des SaaS reposent sur le nombre d’utilisateurs actuels ou actifs, c’est important d’en encadrer précisément le nombre.
En somme, le SaaS management est une discipline qui permet de gérer ses applications logicielles de manière efficace pour suivre son utilisation réelle et quotidienne mais aussi éviter les fuites de données et de dépenses en équipement.
*données provenant du rapport publié en ligne par l'organisme statista.
